No Lead Time, o discurso que muito já ouvimos falar “tempo é dinheiro“, realmente faz muito sentido. Afinal, o tempo, de fato, pode te ajudar a reduzir custos e ainda ajudar a trazer alguns outros benefícios para sua empresa.

Neste artigo, vamos explicar tudo sobre esse conceito e como você pode aplicá-lo no seu negócio. Aqui, você vai ler sobre:

• O que é Lead Time;
• Por que se preocupar com o Lead Time;
• Cuidados essenciais na hora de planejar;
• Como fazer o cálculo do Lead Time;
• Como reduzir o Lead Time?

O que é Lead Time?

Na tradução livre do inglês Lead significa conduzir e Time significa tempo. A junção dos dois é utilizada quando estamos nos referindo ao tempo levado para conduzir todo o ciclo de produção, desde o pedido até a entrega efetiva. Ou seja, estamos falando do tempo de espera dos clientes por todo esse ciclo.

Veja abaixo um exemplo de como esse ciclo pode funcionar:

Cada uma das etapas tem um tempo para ser executada e, conforme cada uma delas for exercida, haverá um prazo final diferente.

É muito importante lembrar que existe uma diferença de Lead Time para o cliente e para a empresa. Veja os exemplos abaixo:

Como funciona para o cliente?

O cliente tem uma visão parcial de tudo, para ele o processo vai do momento em que ele faz o pedido até o momento em que ele está com o produto em mãos.

Como funciona para a empresa?

Já para a empresa, o Lead Time parte de uma visão detalhada de todas as etapas e o quanto cada uma delas irá demorar. Tudo isso desde o momento em que o produto é solicitado até que ele chegue ao destinatário.

Afinal, por que se preocupar com o Lead Time?

É muito importante fazer com que o Lead Time seja o mais reduzido possível. Ter um bom planejamento entre o momento do pedido até o recebimento pode oferecer muitas vantagens. A principal entre elas é: redução de custos.

É comum que organizações enfrentem problemas para controlar o tempo. Mas, realizando o processo de ponta a ponta é possível obter:

• Gerenciamento eficaz;
• Cálculos corretos;
• Sucesso com os clientes;
• Destaque no mercado.

Qual é o cenário atual?

Você sabe, por exemplo, qual é a média diária para a entrega dos e-commerce no Brasil? Bom, de acordo com uma pesquisa feita pela Sieve Price Intelligence, o prazo médio é de 12 dias. Mas uma entrega pode chegar a demorar até 46 dias para ser feita em alguns casos.

Pensando nisso, devemos nos colocar no lugar do cliente – independente do tipo de negócio que atuamos. Veja só um exemplo:

Se encontramos duas empresas que entregam exatamente o mesmo produto, mas uma realiza a entrega em 20 dias e a outra em 15, as chances de escolhermos a mais rápida são muito maiores. Ou seja, a escolha do cliente, no final, pode depender dessa diferença no prazo.

Vale lembrar, que mesmo as empresas que se preocupam com sua performance em produtividade também devem se atentar a redução no tempo de entrega de um pedido. 

Cuidados essenciais na hora de planejar

É hora de colocar a mão na massa! Ao planejar o Lead Time, é preciso adotar alguns cuidados. E é justamente sobre eles que vamos falar. Confira abaixo os principais pontos para ter cautela:

Controle de estoque

Pensando em diminuir o Lead Time, muitas empresas acreditam que encher os estoques e ter o produto para pronta-entrega seja vantajoso. Mas estoque em excesso pode ser um grande desperdício e até mesmo prejuízo, pois é preciso conservar os produtos e, para isso, são gerados custos com armazenagem, inventário e manuseamento.

Dependendo do produto, ainda existem riscos dele estragar ou se tornar ultrapassado. Sendo assim, essa solução é considerada muito arriscada e diversas vezes pouco eficiente. Mas através de uma gestão eficiente de estoque é possível evitar gastos e desperdícios desnecessários. Aposte em inovação e em técnicas como o cross docking.

Otimização na rota e no tempo do transporte

Estudando as possíveis rotas pelas quais o transporte poderá ser feito, conseguimos identificar aquela que será mais rápida. Mas também não podemos deixar de pensar nos custos e na segurança do motorista que fará esse transporte. Para ajudar a otimizar a rota e escolher os melhores trechos, a empresa pode utilizar um roteirizador, por exemplo.

Melhoria nas negociações com os fornecedores e parceiros

Os fornecedores e parceiros são parte fundamental da cadeia para quem quer reduzir o Lead Time. Por isso, dê preferência para fechar e manter negócios com empresas eficientes e comprometidas com prazo. Isso certamente será um grande diferencial de processo.

Como fazer o cálculo do Lead Time ideal?

Basicamente, existem dois cálculos a serem feitos para alcançar o tempo total do processo de compra. Veja abaixo o passo a passo para calcular!

Cálculo de Lead Time para produtos produzidos após o pedido feito:

• 1º passo – Listar todos os materiais, a matéria-prima, mão de obra e até itens de manutenção e reparo (caso necessário), ou seja, tudo que será utilizado para a produção;
• 2º passo – Com todos os itens listados, procure saber quanto tempo cada um deles levará para ser adquirido. Se o fornecedor trabalha apenas em dias úteis, não esqueça que é necessário acrescentar também os 2 dias equivalentes ao fim de semana;
• 3º passo – Identifique na sua lista o material com maior prazo de entrega e anote quanto tempo ele levará para chegar. Assim que todos os itens chegarem contamos 1 dia de inventário, para que tudo possa ser conferido e sejam evitados erros de informação;
• 4º passo – Determine quanto tempo (dias/horas) é necessário para a fabricação do produto. Se for o caso, considere finais de semana e manutenção de máquinas. Tenha sempre uma previsão de atrasos para o cálculo;
• 5º passo – Por último, é necessário incluir o tempo que o produto levará para ser transportado e chegar até o cliente. E assim será possível calcular o Lead Time.

Exemplo

Na prática o cálculo seria realizado assim: Uma empresa que produz chinelos, após listar todos os materiais necessários, anota aquele que possui maior prazo de entrega para utilizar no cálculo. O fornecedor que mais demora para entregar deu um prazo de 5 dias úteis e a compra foi realizada em uma quinta-feira, então temos 5 dias do prazo mais 2 do final de semana.

Após a chegada de todos os materiais mais 1 dia é acrescentado para o inventário, ou seja, a conferência dos produtos. Supondo que um par de chinelos demora em média 20 minutos para ficar pronto, mas o pedido é de 20 pares, seriam então quase 7 horas para todos ficarem prontos. Pensando que a entrega será em outro estado acrescentamos mais 4 dias de transporte.

Conclusão: No final temos 7 dias para o recebimento da matéria-prima (5 dias úteis + 2 do final de semana) + 1 dia de inventário + 7 horas de produção + 4 dias para o transporte = 12 dias e 7 horas. Este é o Lead Time da empresa para essa entrega.

Cálculo de Lead Time para produtos produzidos antes do pedido feito

• 1º passo – Conferir se no estoque ou na produção já tem a quantidade exata de produtos pedidos;
• 2º passo – Calcular quanto tempo demora para separar o produto no estoque;
• 3º passo – Anotar previsão de dias para a contratação do transportador que realizará a entrega;
• 4º passo – Por último, é necessário incluir o tempo que o produto levará para ser transportado até a entrega.

Exemplo

Na situação do produto que já está em estoque ou que já é constantemente produzido independente do pedido, o Lead Time com certeza será mais rápido. Mesmo assim é importante fazer o cálculo para ser mais preciso ao passar o prazo de entrega para o cliente.

Um exemplo prático desse caso seria: Uma empresa de aço que tem boa parte de seus produtos em estoque e está sempre produzindo. Ela recebe o pedido de 50 tubos para fundação. Como eles já possuem essa quantidade no estoque, gastam apenas o tempo de separação de 10 horas. O próximo passo é contratar um transportador para o serviço, que demora 1 dia. O transporte da carga em si demora mais 5 dias, ou seja, no final o Lead Time dessa empresa será de 6 dias e 10 horas.

Como reduzir o Lead Time?

Para reduzir o Lead Time é preciso estudar todos os processos pelo qual o produto passará. Por esse motivo, pessoas de diversos cargos deverão estar envolvidas, gestores e operadores, para descobrir onde o tempo poderá ser otimizado. Temos alguns pontos que podem te ajudar a começar:

1) Tempo de recebimento da matéria-prima (quando aplicável)

Sempre que possível, negocie prazos melhores com os fornecedores de matéria-prima do produto para que a produção comece o quanto antes.

2) Tempo de produção

Analisar todas as atividades, tanto as principais como as mais pequenas. Se possível eliminar o que na visão de todos for considerado desnecessário, tornando assim o processo mais curto.

3) Tempo de espera

Verificar os macroprocessos e identificar com quem e onde estão os gargalos (atividades mais lentas da cadeia) e procurar sincronizar todos os processos.

4) Defeitos de produção

Cada erro cometido na produção, além de ser prejuízo para a empresa, faz com que a equipe perca tempo. Invista tempo para descobrir como evitar esses erros.

5) Falha de informação

É preciso ter muita cautela com as informações que são passadas durante o processo, dado que um detalhe errado pode gerar um grande prejuízo. Esse é um dos motivos pelo qual o inventário é necessário. Conte com ferramentas para ajudar nesse ponto.

5) Tempo de transporte

Com um roteirizador é possível estudar as rotas da entrega e buscar a melhor e mais rápida opção otimizando o tempo do transporte. Conte também com os melhores transportadores, que cumprem prazos, para levar seu produto até o cliente.

Por fim, lembre-se que o Lead Time deve se tratar em primeiro lugar da satisfação do cliente. De nada adianta só calcular o tempo se no final o pedido for entregue errado ou fora do prazo estipulado. A satisfação do cliente deve ser pertinente tanto em questão de agilidade quanto à qualidade.

Agora que você virou um expert em Lead Time, que tal começar a planejar o da sua transportadora? Siga esses passos a passos e fique ainda mais próximo de reduzir os custos do seu negócio. Aproveite e assista a nossa série sobre eficiência na redução de gastos. O material é gratuito!