Afinal de contas, o que é uma averbação eletrônica de carga? Trata-se de um procedimento obrigatório, que consiste:

• No processo de registrar a movimentação;
• Na análise como um todo;
• Na verificação da mercadoria que será transportada.

Em resumo, é o ato de informar à companhia seguradora os dados referentes às notas fiscais e as características dos produtos que foram embarcados.

Você pode estar pensando se essa atividade é trabalhosa e prejudica a performance da gestão de frota, mas ela é super importante para o seu negócio! Isso porque, com ela, é possível reduzir consideravelmente os riscos e prejuízos financeiros que a locomoção de produtos envolve.

Com a averbação eletrônica de carga, o produto transportado terá a devida cobertura em caso de sinistro, o que garante mais segurança para o seu negócio. Para saber mais sobre como funciona esse processo, continue a leitura!

Averbação eletrônica de carga é lei!

A averbação eletrônica está de acordo com a portaria 247, da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), e com a Resolução Nº 247 – de 2011. Nesses documentos, está estabelecido que as transportadoras precisam informar dados do transporte, carga e mercadoria carregada diariamente e antes do início da viagem.

É muito importante ficar atento a isso! Isso porque, caso ocorra um sinistro e existam documentos não averbados ou até mesmo averbados após a viagem, a seguradora poderá se recusar a arcar com as despesas da indenização.

Quais são os principais dados solicitados na averbação eletrônica?

• O valor total da carga transportada;
• O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e sua chave de acesso;
• Os dados do veículo de carga;
• A identificação da apólice de seguro;
• Os dados pessoais do motorista.

Como funciona a averbação de carga?

Basicamente, são duas as formas de realizar o procedimento:

• Manual: através do site da companhia seguradora;
• Eletrônica: por meio da integração do sistema de gestão de transportes (TMS) da transportadora com o sistema da seguradora.

Averbação manual x eletrônica: conheças as diferenças e vantagens dos modelos

Encaminhamento dos dados

No processo manual de averbação do seguro de cargas, a transportadora precisa obrigatoriamente encaminhar os dados de cada carga a ser carregada para a seguradora. Geralmente, esse processo é realizado em planilhas ou arquivos de texto e pode até ser realizado de forma manual mesmo em um formulário no site da seguradora.

Em muitos casos, é preciso entrar em contato com a empresa para confirmar os valores, o que pode atrasar a realização do processo.

Tempo

Além disso, outro ponto importante: o tempo necessário para fazer o processo de forma manual é muito maior – o que reduz a produtividade da equipe e aumenta o custo operacional. Isso porque a equipe não consegue pegar os dados em uma ferramenta automaticamente, como acontece na averbação eletrônica.

Nesse caso, o processo acaba sendo mais seguro, pois evita erros processuais, como os de digitação, já que os dados são exportados diretamente do sistema TMS da transportadora para o sistema da seguradora.

Erros processuais

Outro ponto importante que deve ser considerado: as chances de erro são significativas. São exigidas várias informações que podem ser esquecidas ou inseridas com erros. Caso isso aconteça, a empresa também poderá ficar descoberta e ter de arcar com todos os prejuízos em caso de sinistro.

O principal risco da averbação manual

Por último, mas não menos importante… É comum que muitas transportadoras que optaram pela averbação manual de cargas negligenciem o processo e, como resultado disso, são expostas a um grande risco: em caso de sinistro poderão ter a indenização negada pela companhia.

Como funciona a averbação eletrônica? Confira o passo a passo

Passo 1

A primeira etapa é adquirir um software de gestão completo e moderno, com função de averbação de carga. Existem diversas opções no mercado. Então, é importante fazer uma pesquisa para achar o programa que melhor se adequa às necessidades e demandas do seu negócio.

Os melhores programas costumam oferecer:

• Opção do envio automático do arquivo XML via e-mail;
• Possibilidade de exportar o lote de todos os CT-es emitidos durante o dia;
• Encaminhá-lo de uma vez só para a seguradora.

Vale destacar um ponto importante em relação ao custo: o preço da manutenção do software é designado conforme a quantidade de veículos controlados.

Além disso, por meio da integração com o sistema das seguradoras (TMS), é possível optar por diferentes formas de gerar o arquivo de averbação, como, por exemplo: envio XML ou envio via WebService. Mas o que esses termos significam? Continue a leitura que vamos dar uma visão geral de cada um no passo 3.

Passo 2

Depois de emitir o documento CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), será gerado o arquivo de averbação eletrônica. Esse comprovante segue o layout exigido pela própria seguradora e contém todas as informações necessárias para executar o processo. Além disso, a forma de envio desse documento é determinada pela seguradora e, em geral, pode ser por FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos), e-mail ou pelo site da própria empresa.

Passo 3

Vamos conhecer agora as formas de envio possíveis:

Envio XML

A seguradora com a qual sua transportadora trabalha pode pedir o arquivo XML para concretizar o procedimento de averbação. Nesse caso, o seu sistema deve possuir essa funcionalidade. Como falamos, existem opções atualmente que oferecem o envio automático do arquivo XML via e-mail.

Envio via WebService

Esse modelo de envio garante mais agilidade e praticidade ao processo de averbação eletrônica. Por meio de um sistema de gestão, o envio é feito pela internet mesmo. Nesse caso, não é necessário gerar um arquivo e enviá-lo por e-mail, pois a transmissão do documento é automática.

O seguro e a averbação eletrônica: o que os dois têm a ver?

A averbação eletrônica de cargas é um procedimento obrigatório para todo tipo de transporte realizado dentro do território nacional. O seguro obrigatório para as transportadoras, chamado de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C), também é mandatório.

Ele é muito importante, porque garante que a transportadora esteja resguardada de qualquer prejuízo referente a sinistros da carga transportada. Caso ocorra qualquer problema, será efetuado um reembolso dos valores pagos.

E aí, conseguiu tirar todas as suas dúvidas sobre a averbação eletrônica do transporte de carga? Se você tiver alguma observação, sugestão ou dúvida, deixa aqui embaixo nos comentários. Aproveite e assine a nossa newsletter para receber mais conteúdos como esse!

Obrigado por ler até aqui!