Um dos pontos mais importantes na gestão de empresas de transportes é o controle de frota. Trata-se de um setor crucial na operação que está diretamente relacionado à lucratividade. Um controle de frota bem planejado resulta em eficiência, produtividade e economia, além de contribuir para uma boa imagem da empresa, alavancando os negócios. A boa notícia é que existem no mercado diversos softwares e aplicativos de gestão e controle de frotas.

Atualmente, o controle de frota está muito mais objetivo e completo em razão dos avanços tecnológicos na área da telemetria, monitoramento via satélite e transmissão de dados em alta velocidade. Remotamente, é possível acompanhar tudo o que acontece com o caminhão, desde as condições do tráfego, nível de combustível, temperatura do motor, jornada do motorista, velocidade, localização, entre muitas outras variáveis.

O que é Controle de Frota?

Como o próprio nome diz, controle de frota é um acompanhamento criterioso da frota de veículos da empresa, seja ela própria ou terceirizada/agregada. O controle de frota envolve custos fixos e variáveis:

Custos Fixos

• Infraestrutura: incluindo o custo mensal do software de controle de frotas, materiais de escritório, móveis, dentre outros.
• Licenciamento: gastos com o licenciamento anual do veículo, cujo valor varia de um estado para o outro.
• Impostos: IPVA (cerca de 4% do valor venal de cada veículo) e seguro obrigatório DPVAT.
• Seguro: cotado normalmente em 5% do valor do veículo.
• Depreciação: perda de valor de mercado anual que todo veículo sofre.

Custos Variáveis

• Combustíveis e lubrificantes.
• Rotinas de manutenção.
• Pneus.
• Multas.
• Pedágios.
• Estacionamento.
• Limpeza.
• Seguro de carga.

Fazem parte de uma boa gestão de frota os seguintes itens: 

• Manutenção preventiva, preditiva e corretiva dos veículos;
• Monitoramento de rotas;
• Controle do consumo de combustíveis e outros insumos, como os lubrificantes e o agente redutor líquido automotivo (Arla-32);
• Treinamento dos motoristas, que devem ser orientados sobre as boas práticas de segurança.

Manutenção

Ter uma rotina de manutenção da frota é fundamental para que a operação funcione sem problemas. Uma frota mal cuidada resulta em acidentes, maior gasto com combustível, atrasos nas entregas e segurança da carga em risco. Quanto mais tempo com o caminhão parado realizando o reparo, maior é o prejuízo financeiro. A manutenção de uma frota pode ser dividida em três: 

• Preditiva;
• Preventiva;
• Corretiva.

A manutenção preditiva utiliza ferramentas para diagnosticar as condições do veículo por completo, antes mesmo da ocorrência do desgaste normal das peças. Desta maneira, o gestor já sabe onde e quanto terá que investir na hora da manutenção preventiva. 

Já a manutenção preventiva substitui um item desgastado que ainda não teve falhas ou quebras. Com a preventiva, as chances de um caminhão ficar parado em pane na estrada são consideravelmente reduzidas. Sem falar que trocar apenas uma peça sai muito mais barato do que um sistema inteiro que foi sobrecarregado e acabou danificado pela ausência de manutenção.

Por fim, a manutenção corretiva consiste em corrigir um defeito que causou a pane no veículo e que necessita de reparo imediato para que ele volte a operar. A corretiva geralmente acontece quando não é adotada uma rotina de manutenções preditiva e preventiva. Como dito acima, na maioria das vezes a manutenção corretiva sai mais cara do que a preventiva.

Consumo de combustível

Outro aspecto do controle de frota é o consumo de combustível. Uma frota nova, com motores e transmissões modernos e manutenção em dia, tende a consumir muito menos combustível e emitir menos poluentes. Além disso, proporciona mais conforto ao motorista e segurança para a carga e o embarcador. Desta maneira, a lucratividade da operação cresce significativamente, o que viabiliza investimentos em outras áreas.

Com a gestão da frota é possível mensurar diversas variáveis no consumo, como tipo da carga, condições da estrada e do tráfego, estilo de condução do motorista. De posse destes dados, o gestor pode adotar medidas e rotinas para melhorar ainda mais a operação. Por exemplo: colocar um motorista que consiga andar de forma econômica transportando contêineres apenas para fazer rotas para o Porto de Santos.

Monitoramento de rotas e controle de rota

Em conjunto com um roteirizador e o monitoramento em tempo real, o controle de frota permite escolher a rota mais econômica, com menos pedágios, com menores índices de acidentes e multas de trânsito. Outra funcionalidade importante é a medição do desgaste do veículo em determinadas rodovias ou regiões, o que permite escolhas de equipamentos mais eficientes e rentáveis.

O monitoramento também reduz o risco de assaltos – já que qualquer parada não programada será detectada em tempo real. Isso possibilita estabelecer os trajetos mais adequados, determinar pontos seguros de parada e identificar eventuais comportamentos impróprios dos condutores (melhor ainda se combinadas com câmeras de segurança espalhadas pelo caminhão). E, por fim, permite compartilhar com o embarcador e o destinatário o local exato e o horário estimado de chegada da carga.

Escolha correta

Com o cruzamento de informações de consumo e manutenção fornecidos pelos softwares de gestão, o analista de frotas da empresa consegue escolher uma determinada marca ou tipo de caminhão, motor ou transmissão para cada operação, gerando economia. Outra vantagem é levantar os itens mais substituídos na frota, dando ao setor de compras um maior poder de barganha junto aos fornecedores.

Investimento em treinamento

Os relatórios gerados pelos sistemas de controle de frota permitem identificar a necessidade de treinamentos e capacitações para a equipe. Isso porque é possível visualizar em quais aspectos os motoristas estão cometendo mais erros ou falhas. Com a correção de maus hábitos e condutas, a vida útil da frota é prolongada e a segurança e eficiência também aumentam.

Os motoristas precisam conhecer o funcionamento das novas tecnologias automotivas para garantir o melhor desempenho dos veículos. Além disso, é necessário que saibam quais são  ações relacionadas à condução segura, as medidas necessárias para preservação das mercadorias e os procedimentos indicados em caso de emergências.

O controle de frota é praticamente obrigatório para os transportadores que pretendem ter uma operação rentável, segura e confiável.