O inventário de estoque é um levantamento em forma de listagem de todos os itens existentes no estoque da sua empresa.

Chega de perder dinheiro na sua transportadora com produtos que se perdem no limbo do galpão de armazenamento.

Um pouco de organização, um inventário de estoque bem feito e frequente podem aliviar perdas econômicas, além de melhorar o fluxo de compras de insumos da sua transportadora.

Por isso, neste artigo explicamos em detalhes o que é um inventário de estoque e como fazê-lo de forma a organizar a rotina de todos os setores envolvidos na gestão dos produtos existentes no seu estoque. Acompanhe!

O que é um inventário de estoque?

O inventário de estoque é um levantamento em forma de listagem de todos os itens existentes no estoque da sua empresa.

Porém, não se engane: essa não é uma atividade simples e, quanto maior a riqueza de detalhes, melhor será o seu controle sobre o paradeiro das mercadorias no futuro.

Por isso, o ideal é que o inventário de estoque identifique características do produto (modelo, cor, etc.), conte quantas unidades de cada uma existem, informe onde dentro do galpão o produto pode ser encontrado, o valor aproximado da mercadoria.

Além de classificá-la de forma que cada setor encontre com facilidade os itens que precisa.

Esse processo do inventário de estoque precisa ser feito regularmente, para que a conta do que há no galpão e o que há no sistema registrado esteja sempre de acordo.

Assim, não há o risco da sua transportadora precisar de algum recurso e não tê-lo ao seu dispor, por falta de organização.

Para que serve o inventário de estoque?

Já pensou o transtorno que seria se a sua transportadora tivesse que cancelar ou remanejar entregas porque havia uma inconsistência no número de óleos para motor ou pneus de um dos caminhões que deveria entrar em manutenção periódica?

Erros como esse podem paralisar as suas atividades, trazendo impactos financeiros e de reputação para a empresa.

Pois é, o inventário de estoque serve justamente para evitar esses problemas.

Ele é uma metodologia de organização usada para garantir que a quantidade de produtos com os quais a sua transportadora conta no sistema e a quantidade existente de fato no galpão seja a mesma. 

Assim, é possível garantir que as demandas dos seus clientes sejam atendidas com prontidão, graças à organização dos materiais necessários para o trabalho.

Porém, não é só esse o motivo da existência do inventário de estoque. Ele também serve para reduzir as perdas e os desperdícios, ambos frutos da desorganização na contagem e com impacto direto no caixa da sua transportadora.

Ou seja, esse processo de contagem ajuda a melhorar a gestão de estoque, oferecendo dados sobre o uso real dos recursos, para que as próximas compras possam se adaptar à essa demanda.

Como fazer um inventário de estoque eficiente na sua empresa

Agora que você já sabe o que é um inventário de estoque e para que ele serve, é hora de conhecer algumas dicas que podem te ajudar a realizar essa tarefa da melhor forma possível.

Mãos à obra!

Procure um momento calmo para iniciar o inventário de estoque

Nos dias de maior movimento da sua transportadora, é provável que o fluxo normal das atividades já cause distúrbios no galpão de estoque.

Por isso, para facilitar a atividade da contagem, dê preferência a dias mais tranquilos, em que a entrada e saída de itens do seja a menor possível.

Crie uma classificação para os produtos

Uma das etapas mais importantes de qualquer inventário de estoque é a definição da classificação dos produtos.

Eles serão distribuídos por tipo de aplicação? Por setor da empresa encarregado do seu uso? Pelo volume que ocupam?

Esse também é um momento de padronização no seu inventário de estoque.

Aqui, é importante determinar (além de divulgar para todos os envolvidos no processo) como serão chamadas as categorias, como anotar as características de cada produto e como todos devem anotar a contagem que será feita.

Não importa como você decida que deverá ser classificado o seu inventário de estoque, o importante é que essa classificação ajude ajude a encontrar as mercadorias, sendo de fácil compreensão para todos os setores envolvidos no uso desses produtos diariamente.

Contagem e conferência

Chegamos no momento mais crucial do inventário de estoque. É preciso organizar os produtos primeiro, antes de começar a contá-los, para que o tempo perdido na contagem seja menor. 

Portanto, junte-os em pequenos grupos, se possível organize-os em caixas e deixe um exemplar de fora para que as características do que há dentro da caixa possam ser anotadas corretamente.

Em seguida, inicie a contagem, que deve ser feita pelo menos 2 vezes e por pessoas distintas.

Esse processo garante que as informações obtidas no seu inventário de estoque sejam corretas, sem margem para falhas humanas.

Para facilitar, é possível também começar o trabalho em uma determinada sessão do galpão de estoque e ir avançando paulatinamente, cobrindo todo o território.

Identificar a periodicidade necessária para o inventário de estoque

Para saber quando seria o momento ideal para repetir o processo do inventário de estoque, é preciso conversar com os setores envolvidos na compra das mercadorias.

Eles devem ter estimativas mensais de quando cada estoque tende a acabar, o que ajuda a determinar a periodicidade necessária para essa atividade.

Por que apostar na tecnologia para o inventário de estoque?

Usar um software para realizar o seu inventário de estoque e acompanhamento da entrada e saída de produtos na sua empresa pode ser um investimento inteligente. 

Com o software de gestão de estoque, é possível usar códigos de barras para dar entrada e saída dos produtos no galpão da empresa, registrando automaticamente qualquer movimento da carga.

Sabe o que isso significa? Uma enorme redução da possibilidade de falha humana. 

Essa tecnologia também permite deixar registrado no sistema em que setor do galpão foi armazenada uma determinada mercadoria, o que diminui as perdas de produtos que foram guardados na seção errada.

Além disso, o software ainda pode registrar quando foi dada a entrada do produto e quantos de cada item existem. 

É possível também que a equipe responsável pela compra dos produtos acompanhem direto no software os movimentos do estoque, para sentir a periodicidade da demanda e fazer novos pedidos antes que as mercadorias se esgotem.

Por fim, esse sistema permite ainda agendar o inventário de estoque, recebendo notificações quando chegou a época de refazer esse processo. 

Quer saber mais sobre gestão de estoque? Aqui no nosso blog você encontra informações sobre como calcular o ponto de pedido da sua empresa e como fazer o controle de estoque. Boa leitura!