O que é auditoria de fretes? Nada mais é que uma atividade relacionada diretamente à gestão do transporte de mercadorias. O profissional que atua nessa área é responsável pela conferência das faturas dos transportadores com objetivo de identificar se os valores estão de acordo com o que foi previamente negociado. Dessa forma, é possível encontrar duplicidades, erros e cobranças de serviços não realizados, evitando, com isso, problemas jurídicos e financeiros.

Por outro lado, a auditoria tem como finalidade avaliar como os custos com fretes impactam o faturamento do negócio. Quer saber mais sobre o tema? Neste artigo, vamos:

– falar mais sobre a definição e a importância da auditoria de fretes em uma organização;

– dar dicas de como realizar a auditoria de maneira eficiente;

– apresentar as vantagens e desvantagens da atividade;

– dizer quando uma empresa deve adotar essa função no dia a dia. 

Saiba mais sobre auditoria de fretes: entenda sua definição de uma vez por todas

A auditoria de frete é um conjunto de atividades em que são conferidas as faturas enviadas pelos transportadores. O objetivo é identificar divergências, erros e duplicidades, além de evitar a cobrança de serviços que não foram prestados.

Ou seja, na prática, a auditoria de fretes é uma forma de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores dos serviços de transporte.

Vale destacar que as divergências de valores podem ocorrer por conta de diversos fatores, como:

• reajuste automático;
• cálculo fora da tabela negociada;
• cobranças em duplicidade;
• serviços não realizados.

A auditoria ainda acompanha como os custos com fretes estão se comportando dentro do faturamento da empresa, se eles estão crescendo, por exemplo. É feita uma análise técnica para identificar esse valor. Vale reforçar, porém, que o aumento nos custos de fretes pode acontecer por diversos razões e não exclusivamente pelo aumento da tarifa.

A partir dessa atividade, a auditoria de frete consegue identificar incongruências e falhas nas operações para, com isso, corrigir esses erros e otimizar os processos a médio e longo prazo.

Entenda a importância da auditoria de fretes

A auditoria de fretes tem uma relação direta com o controle do orçamento empresarial. Um dos seus principais objetivos é evitar que a empresa pague valores excessivos pelos fretes. 

Dessa forma, ao optar por realizar um bom trabalho de auditoria na sua transportadora, você garante que os pagamentos foram realizados sem favorecimentos e que os preços pagos foram justos. Com isso, você tem mais segurança e também economia nos custos. 

Confira os principais benefícios garantidos pela auditoria de fretes

Para facilitar, vamos listar aqui as principais vantagens de adotar essa atividade na rotina da sua empresa. 

1. Controle total dos processos

Por meio de uma plataforma para a gestão de frete, a empresa  consegue organizar em uma única base todas as informações relacionadas ao transporte. A partir desses dados, será possível controlar todas as operações, incluindo a liberação de pagamentos, de maneira inteligente e mais eficaz.

Essa gestão dos indicadores também facilita a contratação das transportadoras, ajuda na tomada de decisões mais assertivas e agiliza a execução dos processos.

2. Análise mais precisa

Além disso, com tecnologia apropriada, é possível analisar e mensurar os dados, evitando erros humanos comuns. A empresa pode analisar o histórico de fretes, simular cálculos de valores e, dessa forma, controlar melhor os gastos em operações futuras.

3. Otimização nas entregas

Por ter controle dos dados, o gestor, por meio da auditoria de frete, consegue  acompanhar todas as etapas do transporte, identificando o que precisa ser melhorado. Sendo assim, é possível aprimorar o processo para que as operações sejam melhor efetuadas, como, por exemplo: embarque, rota, entrega ao cliente.

Vale destacar que o nível de eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes podem ser medidos. E a auditoria pode ainda apontar soluções e alternativas para melhorias.

E agora confira as desvantagens da auditoria

Não é bem uma desvantagem se pararmos para analisar de perto. Contudo, ao optar por realizar uma atividade, você automaticamente deixa de fazer outra. Ou seja, se você decide implementar a auditoria de fretes na sua empresa, provavelmente precisará deixar funcionários dedicados a essa atividade. Outra possibilidade nesse caso é contratar uma equipe ou uma empresa terceira. 

Mas por que não achamos essa desvantagem ruim? Bom, por mais que você “perca” alguns funcionários, você ganha mais inteligência na operação como um todo. Isso porque você passa a ter acesso a mais dados, que te ajudarão a fazer análises complexas sobre os processos. Muitas vezes é importante dentro da empresa organizar um tempo e profissionais para fazer análises que serão úteis na hora da execução. Assim, você consegue economizar tempo, dinheiro e evitar problemas.

Afinal de contas, como a auditoria de fretes pode ser feita de maneira eficiente?

Claro, para aproveitar os benefícios da auditoria ao máximo, é necessário ter alguns cuidados básicos. Confira agora as nossas dicas.

1. Invista em tecnologia

A tecnologia pode ser uma grande aliada das empresas. Com ela, é possível coletar e gerar dados e ainda automatizar rotinas de trabalho. O uso de sistemas de informação (TMS) ajudam a agilizar a execução dos processos, reduzir e até eliminar erros, além de tornar as informações mais seguras e restritas apenas a quem interessa.

Existem soluções que já possuem a funcionalidade de auditoria de fretes. Dessa forma, você consegue eliminar a necessidade de fazer a conferência manual, o que seria um processo demorado e sujeito a falhas humanas.

2. Faça a conferência com periodicidade

De acordo com o período estabelecido em contrato, as transportadoras precisam fazer o envio de pré-faturas para as empresas. Na prática, esses documentos são como uma prévia da cobrança e servem para a validação da fatura que será enviada para pagamento.

O ideal é que a conferência delas seja feita à medida que são enviadas. Dessa forma, você consegue evitar o acúmulo de trabalho e atrasos na contestação de algum valor indevido.

3. Realize a contestação das divergências

As falhas encontradas precisam necessariamente ser sinalizadas. A transportadora também precisa justificar o motivo pelo qual o valor é indevido. Para usar como base no seu argumento, é possível utilizar cálculos com base na tabela de fretes. Outra possibilidade é informar os descontos decorrentes de avarias, extravios ou atrasos na entrega, caso a multa esteja prevista em contrato.

O ideal é que essas contestações aconteçam da maneira mais rápida possível, viu? Então, evite ao máximo acumular esse tipo de trabalho para não perder tempo.

E aí, deu para aprender sobre a importância da auditoria de fretes? Essa solução deve ser adotada pelas empresas que buscam evitar gastos desnecessários e querem profissionalizar seu negócio.

Com essa atividade implementada na rotina do seu trabalho, você também conseguirá ser mais assertivo e coerente nas decisões, aumentando a satisfação do cliente final e dos funcionários. Para isso, é importante que fique claro para o profissional que seu trabalho está cada vez mais gerando bons resultados. 

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Até a próxima!