Você sabe para que serve um cancelamento extemporâneo ou em que situações a sua transportadora deve realizar esse procedimento? Esse é um processo que, mais cedo ou mais tarde, toda empresa de transporte terrestre terá que realizar e o ideal é que você esteja bem munido das informações necessárias para não pagar multas ou errar na documentação necessária.

Por isso, no artigo de hoje, explicamos como funciona o cancelamento extemporâneo em detalhes. Acompanhe!

O que é o cancelamento extemporâneo?

Cancelamento extemporâneo é o ato de cancelar uma nota fiscal eletrônica depois do prazo limite que o seu estado dá para que ela seja cancelada. Majoritariamente pelo Brasil esse prazo é de 24h (desde que o serviço não tenha sido iniciado, ou seja, a mercadoria não tenha saído para entrega), exceto no estado do Mato Grosso, que optou por baixá-lo para apenas 2h de tolerância.

De qualquer forma, é importante conferir o prazo que o seu estado de atuação dá para o cancelamento padrão, já que o cancelamento extemporâneo pode acarretar em multas para a sua transportadora. Cada unidade federativa tem a liberdade de ajustar os próprios prazos para cancelamento de NF-e.

Em que ocasiões usar o cancelamento extemporâneo?

Existem duas ocasiões mais comuns do cancelamento extemporâneo ser usado: no caso de erros na nota ou de problemas com a encomenda.

Erros na nota incluem erros de digitação no nome ou nos dados do cliente ou do fornecedor, por exemplo. Incluem também erros na descrição do produto transportado ou no valor da entrega a ser feita.

Já problemas com a encomenda podem ser sobre um consumidor que desistiu da compra feita, que cancelou a compra ou problemas estoque, como a falta da mercadoria vendida.

Como realizar o cancelamento extemporâneo?

O processo deve ser feito entrando em contato com a Secretaria da Fazenda do seu estado, seja por telefone, pelo site ou presencialmente. A Sefaz irá analisar o caso, autorizando ou não o cancelamento do serviço. 

É importante saber qual é o prazo que a Secretaria da Fazenda do seu estado dá para a realização do cancelamento extemporâneo. É normal que eles sejam maiores que 7 dias corridos, já que esse é o limite que o consumidor tem por lei para desistir de uma compra feita (de acordo com o artigo do Código de Defesa do Consumidor), mas é importante conferir as particularidades regionais mesmo assim. 

Note que existem estados que não têm o procedimento do cancelamento extemporâneo. Ou seja, qualquer nota que seja emitida com erros pode gerar multas muito mais altas, caso sejam conferidas por alguma autoridade rodoviária, por exemplo. Portanto, confira se esse procedimento é uma opção no seu estado e todo cuidado é pouco na hora de emitir as NFes!

Existe multa sobre o cancelamento extemporâneo?

De novo, essa é uma questão que vai variar de acordo com as determinações de cada estado, mas, via de regra, existem penalidades sobre essas infrações. Elas costumam ficar entre 1,5% até 10% do valor total da nota fiscal eletrônica cancelada, justamente para impedir que o cancelamento extemporâneo se torne algo recorrente.

Por que realizar o cancelamento extemporâneo?

A multa por circular com uma nota fiscal eletrônica com o valor em desacordo com o da prestação de serviço pode chegar até a 40% da diferença entre elas. Ou seja, se o veículo for parado pelas autoridades rodoviárias rodando nessas condições, o gasto que a sua transportadora terá com penalidades será muito mais alto do que o que se paga normalmente para fazer o cancelamento extemporâneo.

Por isso, sempre que possível (caso o seu estado permita), efetue as correções que forem necessárias às NFes que estejam incorretas.

Maneiras de evitar o cancelamento extemporâneo

É claro que é bom ter a opção do cancelamento extemporâneo para os erros que possam existir, mas o ideal é se manter longe desses problemas, especialmente para não gastar o caixa da empresa recorrentemente com multas por falta de atenção.

Por isso, aqui vão alguns passos que podem evitar erros no processo da emissão da NFe.

1. Atenção máxima na hora de emitir as notas

O ideal é que o funcionário da transportadora encarregado da emissão das NFes tenha um ambiente calmo e silencioso onde ele possa se concentrar na hora de realizar esse trabalho.

Pode ser uma boa ideia conferir todos os dados antes de começar a emissão e se fechar em uma sala de reuniões, por exemplo, para garantir máxima atenção a esse processo.

2. Adicione uma revisão no processo

De tanto fazer um mesmo trabalho, é comum que os nossos olhos fiquem “viciados” e vejam todas as informações como elas deveriam estar, ao invés de como elas realmente estão. Por isso, é sempre uma boa ideia contar com um olhar mais fresco antes de realizar a emissão final da NFe.

Isso significa que o funcionário responsável pelas notas fiscais pode pedir a um colega de departamento que revise as notas que emitir em busca de erros, estendendo essa gentileza ao colega de equipe. Assim, qualquer documentação será sempre revisada por dois pares de olhos antes de ser emitida.

3. Atualize o cadastro dos clientes

Para evitar a necessidade de solicitar um cancelamento extemporâneo por erros nos dados do solicitante do serviço, é importante manter um banco de dados com todas as informações necessárias dos seus clientes.

E, além de ter esse cadastro de clientes, é importante criar também um processo para que os dados ali inseridos estejam em constante revisão, para que qualquer alteração (ex: número de telefone ou endereço da empresa) seja corrigida na sua base assim que acontecer.

4. Copie os dados ao invés de digitá-los

Um dos grandes vilões na emissão de notas fiscais eletrônicas são os erros de digitação. Uma vez que você tenha implementado na sua transportadora o cadastro dos clientes e ele esteja atualizado, pegue copie os dados direto desse banco e cole no sistema de emissão de NFes para evitar problemas como esse.

5. Mantenha o estoque em dia

Manter o seu estoque atualizado é uma das formas de evitar cancelamento extemporâneo por falta de mercadoria. Para isso, tenha uma rotina de inventários constantes no seu armazém. 

6. Emitiu a nota? Confira se está tudo ok.

Lembre-se: você tem um prazo para cancelar a NFe sem precisar solicitar um cancelamento extemporâneo e pagar uma multa por isso. Ou seja, se algo precisa ser refeito, o ideal é que seja o quanto antes, dentro dos prazos estipulados.

Por isso, uma vez que a nota foi emitida, confira com os representantes dos demais setores envolvidos se está tudo em regularidade com o serviço a ser prestado (ex: se há mercadorias no armazém para ser enviada) e se os dados da nota estão mesmo corretos.

7. Conheça bem a legislação

Saiba com que prazos você conta e quais são as etapas para realizar tanto um cancelamento de NFe normal quanto um cancelamento extemporâneo. Assim, você estará sempre em conformidade com a lei e evitará multas ainda maiores.