by Mariana CarmeloO que são KPIs? Veja dicas para medir a performance da sua empresa
KPIs ou Indicadores-Chaves de Desempenho (do inglês, Key Performance Indicator) são métricas que permitem avaliar a eficiência e gestão de uma empresa. São valores quantitativos que podem corresponder a números ou porcentagens.
Muitos departamentos já utilizam os indicadores de desempenho para analisar a performance de suas atividades e equipes mais de perto. O setor de logística, de vendas, de marketing, de recursos humanos (RH) e financeiro são alguns exemplos disso.
Os KPIs são úteis para a equipe toda e para a organização, por isso é importante que os valores sejam divulgados, seja nos murais ou na intranet. Os indicadores auxiliam ainda na tomada de decisão, já que permitem que os gestores realizem análises mais assertivas sobre a companhia e, dessa forma, façam escolhas de maior eficácia.
A metodologia também passou a ser usada para verificar a qualidade de serviços contratados. Com o método, é possível analisar a performance das atividades realizadas por transportadoras terceirizadas, por exemplo.
Como criar um bom KPI?
Para criar um KPI, seja para uma empresa terceirizada, uma organização como um todo ou para um departamento, é fundamental ter em mente alguns fatores: a relevância do assunto, se os dados podem ser encontrados com facilidade, entre outros aspectos. Veja dicas para criar indicadores de desempenho excelentes para acompanhar a performance da sua empresa.
Relevância do tema
Antes de criar um indicador, é necessário analisar e definir o que deve ser medido. O ideal é conversar com os gestores da empresa ou do departamento para entender a relevância dos temas e traçar os indicadores baseados na importância do assunto ou da área.
Existe o KPI “Tempo do ciclo de logística reversa”, por exemplo, responsável por acompanhar esse tipo de atividade, que é uma tendência do setor. Ele corresponde a uma taxa que calcula o tempo decorrido entre a identificação do material como parte do fluxo reverso e o seu devido encaminhamento para estocagem, troca, conserto ou descarte.
A logística reversa refere-se ao retorno da mercadoria ou parte dela para a companhia e é bastante útil em relação ao meio ambiente. Isso porque, com esse tipo de logística, consegue-se reduzir bastante a quantidade de lixo jogado em locais inapropriados.
Disponibilidade para ser mensurado
Além de verificar a relevância dos assuntos para compreender se vale a pena criar um KPI, é necessário entender como os dados serão recolhidos. Em algumas situações, não é viável pegar algumas informações porque o dado não está disponível com facilidade e levantá-lo exige um grande esforço manual dos funcionários. Outra possibilidade é a empresa terceirizada não ter esse dado disponível, por se tratar de um dado sensível.
Nesse caso, é importante refletir sobre a relevância da informação. Se de fato o indicador for necessário, divida a tarefa com o time para que todos participem do recolhimento do dado. Dessa forma, com a participação de todos, a rotina da equipe não será tão prejudicada.
Periodicidade
Para obter sucesso, é importante ter um bom acompanhamento. É necessário verificar a performance dos indicadores de desempenho durante diferentes períodos: pode ser por semana, mês, semestres, ano etc. O tempo pode variar conforme os interesses da companhia. Porém, é essencial que eles sejam feitos com frequência pré-estabelecida.
Apresente os indicadores para os funcionários
Depois dos KPIs terem sido criados pelos gestores, é fundamental que eles sejam apresentados para as equipes. Uma dica é realizar uma apresentação explicando a metodologia e sua finalidade, além de mostrar quais são os indicadores.
É interessante mostrar as análises para a empresa terceirizada também. Com isso, eles vão saber os focos da sua organização e, assim, as expectativas entre as duas organizações serão alinhadas.
Crie metas e compartilhe com todos
É interessante que a organização crie metas em relação aos KPIs, quebrando em pequenas partes para cada time. Para tentar motivar os colaboradores, algumas empresas oferecem recompensas, que podem ser financeiras ou não. Tome cuidado para que as metas não fiquem fora da realidade da organização. Nesse caso, elas podem ter um efeito contrário e acabar desmotivando os funcionários.
Isso também serve para os fornecedores contratados. Compartilhe os resultados com a outra empresa de modo a envolvê-los na metodologia. A troca de experiência é muito importante para que as tarefas sejam bem desempenhadas.
O ideal é que a meta e o KPI estejam de acordo com o conceito SMART. Veja o que cada letra significa:
S – específica (do inglês, specific)
M – mensurável (do inglês, measurable)
A – alcançável (do inglês, achievable)
R – relevante (do inglês, relevant)
T – tempo (do inglês, time)
Divulgue resultados para gerar ideias
A partir da análise dos KPIs, é possível entender melhor a performance da empresa e ter ideias. Uma dica bacana é divulgar os resultados dos indicadores para os funcionários e realizar reuniões periódicas para que todos avaliem a performance. O ideal é que se promova um espaço colaborativo onde todos possam fazer comentários e apresentar suas propostas.
Exemplos de KPIs para medir o desempenho da logística
Pedido perfeito
Percentual de pedidos entregues no prazo negociado, sem avarias e sem problemas com documentação fiscal.
Taxa de giro do caminhão
O KPI deve medir o tempo médio entre a chegada do veículo e a sua saída.
Entregas realizadas no prazo
Percentual que identifica as entregas realizadas no tempo combinado previamente.
Aproveitamento da capacidade de carga útil do caminhão
Percentual que mede a utilização da capacidade de carga do veículo. O indicador de desempenho é bastante útil para empresas que realizam o transporte rodoviário.
Exemplos de KPIs para mensurar a performance da sua organização toda
Variação de Receita | KPI de finanças
Esse indicador de desempenho permite analisar a variação da receita ao longo do tempo. Pode ser mês a mês, ano a ano etc. O KPI pode ser um percentual ou valor bruto.
EBITDA | KPI de finanças
O KPI também é conhecido como LAJIDA (Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização), que é uma tradução do inglês, Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization.
Para calcular esse indicador, é necessário primeiro medir o lucro operacional. Para isso, faça uma subtração da receita líquida dos seguintes itens: custo dos produtos vendidos (CPV), despesas operacionais e gastos financeiros líquidos – despesas menos receitas com juros e outros custos financeiros. Após isso, para saber a EBITDA, é só somar os juros, a depreciação e amortização ao lucro operacional.
Índice de Turnover geral | KPI de Recursos Humanos (RH)
Esse indicador de desempenho analisa a rotatividade dos funcionários de uma empresa. Para calcular o índice de turnover, use a seguinte fórmula: (quantidade de profissionais admitidos + quantidade de profissionais desligados / 2) / número total de funcionários.
Esse KPI é bastante importante para analisar a satisfação dos colaboradores e a performance da gestão de pessoas de uma organização. Isso porque, se a rotatividade está alta, significa que os profissionais estão enxergando mais benefícios em outras organizações e, por isso, a empresa não está sabendo como reter seus talentos.