O que são KPIs? A sigla corresponde a forma abreviada da expressão inglesa “Key Performance Indicator”. Em tradução livre para o Português, KPIs tem como significado indicador-chave de desempenho. Na prática, existem KPIs de vendas, KPIs financeiros, KPIs logísticos, dentre outros. Mas você sabe por que essa metodologia existem e como elas podem te ajudar?

O objetivo dos KPIs indicadores é medir a qualidade de processos e entregas consideradas importantes na sua organização. Por serem consideradas de “fácil aderência”, os indicadores de performance podem ser implementadas em diversos – se não, em todos – os departamentos da sua empresa. 

Mas, como é essencial que haja um acompanhamento de perto, é necessário focar nas áreas e nos resultados que definitivamente precisam ser controlados, tá bem? Caso contrário, quando são criados muitos indicadores, é comum os funcionários se perderem nas análises.

Quer saber mais sobre gestão de KPIs? Neste artigo, vamos:

– falar sobre a importância da metodologia para as organizações e seus principais benefícios;

– dar dicas para aproveitar da melhor maneira possível essa ferramenta;

– explicar como a metodologia deve ser aplicada na empresa;

– apresentar alguns dos mais importantes KPIs que sua empresa deve ficar de olho.

Afinal de contas, por que criar KPIs para a sua empresa?

Os indicadores de performance fazem parte de uma metodologia bastante útil para controlar a qualidade da sua organização como um todo. Em um mundo em que as tarefas se tornam mais complexas e o mercado cada vez mais competitivo, passa a ser mais do que necessário saber coletar e analisar os dados. Afinal de contas, é dessa forma que você vai conseguir ter bons insights e antecipar futuros problemas. Isso porque os KPIs são, na verdade, uma ferramenta para dar suporte à tomada de decisão.

Além disso, com o uso adequado da metodologia, fica mais fácil identificar oportunidades e falhas, para assim desenvolver soluções que, de fato, atendam à equipe ou aos clientes. Mas você sabe exatamente o que é um KPI e quais as suas principais características?

Confira dicas para a metodologia de KPIs dar certo na sua empresa

1. O que é um KPIs na prática?

Bom, primeiramente é importante reforçar que o KPI precisa necessariamente um número, ou seja, é um dado quantitativo, e nunca qualitativo. Claro, é possível que a equipe defina, em qual faixa, o resultado será excelente, razoável ou ruim. Porém, o indicador não pode ser uma palavra ou expressão. 

2. Analise o KPIs em diferentes períodos

Para acompanhar de fato um KPI, é necessário que haja um histórico de dados. Ou seja, não adianta ter o número apenas de um mês. É importante ter as informações referentes aos meses anteriores, para, assim, realizar uma análise comparativa. 

Dessa forma, será possível perceber se, em um determinado mês, por exemplo, costuma haver um incremento no resultado. É possível também perceber outros padrões comportamentos relacionados aos profissionais, aos clientes e até ao consumo. Assim, será possível traçar planos de melhorias com mais assertividade, além de conseguir prever falhas e instabilidades.

3. Compartilhe, compartilhe e compartilhe!

Outro ponto importante está relacionado à comunicação. Os dados dos KPIs precisam ser compartilhados com todos – de preferência, devem estar em um espaço aberto, onde todos os funcionários transitem. 

Além de ter é acesso aos dados com bastante facilidade, é importante que os gestores e o próprio RH incentivem, no dia a dia da empresa, uma cultura de troca e diálogo. Só dessa forma, os profissionais vão se sentir à vontade para sugerir e propor novas soluções, além de não se constrangerem para falar que identificaram ou cometeram um erro, por exemplo.

Confira exemplos de KPIs para a sua empresa

1. Giro de estoque

O objetivo desse KPI é calcular a quantidade de vezes em que os estoques da empresa foram usados em um determinado período de tempo. O dado é importante, pois, com ele, é possível avaliar a aceitação dos produtos da organização pelo seu público-alvo, além de identificar como os produtos em estoque estão sendo administrados.

2. Nível de serviço de entregas

Conhecido como output ou resultado, o nível de serviço de entregas está relacionado com o período entre o recebimento do pedido e a real data da sua entrega. A medição varia em relação ao tempo e pode ser diária, mensal ou semanal, de acordo com as necessidades do cliente e o tipo de produto.

Esse indicador também é chamado pelo mercado como Order Cycle Time (OCT), Tempo do ciclo do pedido em tradução direta para o Português. Para que ele seja mensurado corretamente, é indicado que se considere um prazo menor que 24 horas para locais próximos à empresa ou em um limite de até 350 km.

3. Índices de extravios e atrasos

Esse KPI se refere ao percentual de produtos que não foram entregues na data correta ou foram extraviados. É extremamente importante para qualquer tipo de organização, pois está diretamente relacionado com a satisfação do cliente final e com o crescimento da empresa.

Infelizmente, no transporte de produtos, podem acontecer com grande regularidade acidentes e atrasos que acabam afetando o tempo de entrega do produto. Porém, se por um lado esses acontecimentos são imprevisíveis; por outro, é possível já considerar esse fator no cálculo e, com isso, evitar reclamações.Assim, como esse indicador mede atrasos e extravios, fica mais fácil tomar decisões assertivas, baseadas em números reais. 

4. OTIF

On-Time e In-Full – “Na hora e na íntegra” em tradução livre para o Português – é o indicador de performance que faz a medição dos processos a partir da perspectiva do consumidor. Ou seja, ele traz a tona a satisfação do cliente no que diz respeito aos serviços prestados pela empresa.

Dessa forma, com o OTIF, a gestão empresarial é dividida em dois objetivos de certa forma e, por isso, consegue compreender qual é o nível de eficácia no cumprimento dos prazos (On-time) e a eficiência dos procedimentos de atendimento ao consumidor (In-full).

5. Tempo de espera

O indicador do tempo de espera pode ser relacionado a diversos fatores da logística, como, por exemplo, resolução de problemas, recebimento de informações e percepção de mudanças. Por isso, o KPI é utilizado não apenas para analisar o prazo de resposta das solicitações dos clientes, mas também para fazer a medição do tempo que a informação leva para chegar a todos os setores interessados.

Como colocar em prática os KPIs?

1. Priorize o que precisa ser analisado

No mundo data science (ciência de dados) e após a ascensão do digital, houve um boom na coleta de dados. Diversas empresas começaram a se movimentar para obter dados de tudo que fosse possível.

Apesar dessa novidade ser tentadora e apresentar diversos benefícios, é importante que haja uma priorização. Os processos e os resultados precisam ser hierarquizados, para que sejam criados KPIs que, de fato, atendam às demandas da organização e das equipes que nela atuam.

2. Equipe na mesma página do projeto

A gestão de pessoas é um fator determinante para o sucesso de qualquer organização. Ao focar no desenvolvimento e no bem-estar dos funcionários, a empresa consegue profissionais mais motivados e com mais vontade de gerar resultados. Dessa forma, ao compartilhar informações, os funcionários vestem mais a camisa da empresa e se sentem motivados a ir além do seu escopo de trabalho, trazendo novas soluções para problemas e pensando em novas formas de fazer seu trabalho.

Além disso, é importante envolver as equipe desde a etapa inicial de criação dos KPIs. Assim, eles se sentiram envolvidos no projeto e, com isso, tendem a se dedicar mais e se sentirem mais engajados.

3. Liderança ativa

Como em qualquer momento de mudança, é mais do que necessário contar com o apoio das principais lideranças. E é importante que isso seja divulgado para todos os funcionários, de diferentes hierarquias. Por isso, é bacana que a alta liderança participe e converse com as equipes, pelo menos, nos primeiros encontros sobre o tema, para que eles percebam que o tema é relevante, de fato, para a empresa.

Para continuar melhorando a performance da sua empresa e garantindo o controle de qualidade de ponta a ponta, não deixe de investir nos chamados KPIs. Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado e incentivado que a metodologia seja aplicada na sua transportadora. 

Para continuar aprendendo sobre o mundo da logística, continue com a gente! Sempre divulgamos, neste blog, informações e materiais como esse com o objetivo de te deixar o mais informado possível. Para acompanhar mais conteúdos informativos como esse, assine a nossa newsletter no box lateral.

Até a próxima!