Você sabe o que é o método 5S? Essa técnica de busca de performance se baseia em cinco conceitos (por isso o seu nome) e pode trazer significativos ganhos para a sua empresa, tanto em economia financeira, quanto em termos de produtividade e gestão.

Confira como aplicar essa metodologia no dia a dia da sua transportadora para alcançar melhores resultados.

Como é o método 5S?

O programa 5S foi criado no Japão do pós II Guerra Mundial, onde a necessidade de aproveitar recursos e melhorar a produtividade era fundamental para reerguer a economia do país.

Ele propõe uma combinação de disciplina com uma busca constante pela otimização de processos (através de uma gestão focada em qualidade) para alcançar uma alta performance.

Para isso, o método 5S vai se basear em 5 conceitos principais, que explicamos abaixo:

1. Seiri

Relacionado à utilização de recursos, esse conceito defende que a os equipamentos, dados, materiais ou qualquer recurso da empresa deva ser empregado de maneira inteligente e com bom senso.

Isso envolve repassar recursos (financeiros ou materiais) que não estão sendo usados em um setor para outro, por exemplo, ou mesmo descartar totalmente o que não é usado no dia a dia para fazer com que o trabalho aconteça.

A ideia aqui é priorizar apenas o que é necessário, mantendo um ambiente limpo, organizado, funcional, sem poluição visual que possa afetar a produtividade dos trabalhadores.

2. Seiton

Relaciona-se com a organização do ambiente de trabalho.

Uma vez que já tenha sido feito uma limpa no que pode ser eliminado, chegou a hora de organizar o que ficou. Determine um lugar para cada item e garanta que eles possam ser encontrados e acessados com facilidade por todos os colaboradores. Afinal, não ter que procurar os materiais salva tempo de trabalho.

3. Seiso

Está relacionado à limpeza do ambiente de trabalho. Esse conceito do método 5S envolve o cuidado com o escritório e uma ação coletiva para eliminar sujeiras e resíduos.

4. Seiketsu

Relaciona-se com duas coisas distintas: a padronização dos processos e a saúde no ambiente de trabalho.

No quesito saúde, a ideia é que haja um cuidado frequente com os ambientes do escritório para manter os funcionários saudáveis e produzindo. Bons exemplos de como fazer isso são oferecer ventilação abundante, limpar os filtros do ar condicionado, oferecer ambientes bem iluminados, móveis que privilegiem a ergonomia ou um cardápio balanceado no refeitório, por exemplo.

Já a padronização dos processos serve tanto para que os colaboradores de diferentes setores da empresa consigam trabalhar juntos sem ter métodos de trabalho muito distintos, quanto para criar rotinas que favoreçam a limpeza, a organização e uma utilização eficaz dos recursos da empresa (os conceitos 1 a 3, explicados aqui em cima).

5. Shitsuke

Tem a ver com a disciplina e a motivação dos funcionários. Esse conceito do método 5S diz que a empresa precisa garantir que os colaboradores irão seguir as 4 regras anteriores por si próprios, sem precisar serem vigiados para isso todo o tempo.

Seguir os processos ajuda a reduzir os erros humanos, por isso, garantir a disciplina dos funcionários é muito importante. Isso pode ser feito, por exemplo, mantendo a frequência numa comunicação que estimule esses comportamentos, sendo trabalhado dentro da cultura da empresa.

Como o programa de método 5S pode ser aplicado nas operações logísticas?

Existem diversas maneiras de como aplicar o método 5S no dia a dia da sua transportadora. Abaixo, veremos alguns exemplos da aplicação de cada um dos cinco conceitos na logística da sua empresa.

Utilização de recursos

Esse conceito de método 5S tem uma ligação muito clara com o setor de estoque da empresa, por exemplo, e com a necessidade de manter um inventário atualizado do que está no seu galpão de armazenagem. Essa é a melhor maneira de saber o que está em excesso e o que falta para aproveitar melhor o espaço.

Porém, outra maneira de usar a ideia da utilização de recursos é considerar o uso de softwares para otimizar custos, trabalhando com mais agilidade em alguns processos e economizando tempo dos funcionários.

Organização

Provavelmente o conceito mais fácil de aplicar por todos os setores da empresa. Um bom exemplo, por exemplo, é organizar os documentos (notas, orçamentos e pedidos) de cada entrega ou cliente em pastas no servidor da empresa ou na nuvem, com uma nomenclatura que facilite para que sejam encontrados por qualquer pessoa.

Outra possibilidade de aplicar esse conceito é armazenar os dados de performance da empresa de maneira que possam ser facilmente cruzados e usados estrategicamente nas tomadas de decisão da empresa.

Limpeza

Além disso, uma equipe de limpeza eficiente, e uma comunicação constante com os funcionários já é o suficiente para manter esse conceito funcionando.

Padronizar processos no método 5S

Usar softwares pode ser uma boa maneira de criar rotinas e otimizar comportamentos para alguns trabalhos, como para fazer a pesquisa de rota, por exemplo. 

Manter um cronograma de algumas ações periódicas é outra das maneiras de colocar esse conceito do Método 5S em ação. Ele pode servir para avisar dos prazos de renovação das apólices de seguros, dos documentos dos carros ou das CNHs dos motoristas, por exemplo.

A disciplina

Contudo, a disciplina dos funcionários tende a ser alcançada quando os processos estão bem estabelecidos e já são bem trabalhados na cultura da empresa.

Por isso, os esforços dos Recursos Humanos e dos profissionais em cargos de gestão são fundamentais para disseminar essa cultura e garantir a disciplina.

Um bom exemplo de como alcançar isso na sua transportadora é fazendo rotinas constantes de treinamentos e atualizações com os colaboradores, para que todos os processos estejam sempre frescos na memória e sejam mais facilmente reproduzidos.

No geral, sabendo que a sua performance está sendo avaliada, é mais fácil que os profissionais se mantenham atentos ao trabalho que fazem.