Ainda é muito comum ver nas empresas o controle de algumas operações sendo realizado em planilhas. Esta solução, usada desde que o computador se tornou peça fundamental nos estabelecimentos, ainda é responsável por parte dos controles internos em algumas transportadoras, principalmente para aquelas que não sentem a segurança suficiente para utilizar ferramentas específicas para este fim, como um sistema TMS, por exemplo.

No entanto, o que se observa é que, embora as planilhas de cálculo tenham conquistado a confiança de seus usuários ao longo destes anos, ela deixou de ser a forma mais eficiente de gerenciar operações rotineiras. 

Os gestores atuais buscam, além de resolver os cálculos de forma rápida, soluções que sejam confiáveis em vários aspectos, integradas com outras operações cotidianas e que reduzam o tempo em cada tarefa, aumentando assim a produtividade da empresa como um todo.

Para que seja possível alcançar melhores resultados, é necessário dar alguns passos no amadurecimento da gestão da empresa, e isso inclui apostar em um software voltado para a gestão da transportadora.

Conheça agora o que é um sistema TMS e algumas das vantagens na adoção desta solução.

O que é um sistema TMS?

TMS é a sigla de Transport Management System. Mas não se assuste com o termo! Basicamente, significa que o sistema TMS é uma ferramenta para gerenciamento de transporte, que no caso dos transportadores rodoviários de carga, vai facilitar a execução das tarefas rotineiras, como por exemplo: lançamentos e controle de viagens e fretes, acerto com motoristas, ordens de coleta, manutenções, controle de veículos e engates, entre muitas outras funções essenciais para uma transportadora.

Uma solução TMS permite não somente executar essas funções de forma rápida e confiável, como também medir a performance das operações dentro da empresa, afinal, mensurar a saúde do negócio é a pedra angular para se manter ativo em um mercado competitivo.

Para isso, o sistema TMS gera um compilado das informações lançadas e oferece relatórios extremamente pertinentes para a empresa.

Como funciona um sistema TMS e quais são as vantagens?

Agora que você já tem o conhecimento sobre o que é um sistema TMS, é importante destacar como ele funciona, quais são as vantagens e comparar o seu uso com as tradicionais planilhas.

Ainda que as planilhas, depois de configuradas, ofereçam os cálculos necessários, é preciso ter em mente que o processo é feito de forma manual pelos funcionários da transportadora. Então qualquer processo, além de oferecer menos usabilidade, está sujeito a muitas falhas, como apagar ou modificar fórmulas acidentalmente, por exemplo.

Cálculo de frete automatizado

A primeira funcionalidade que vale destacar é referente ao cálculo do próprio frete. Sabe-se que para chegar ao valor correto, alguns fatores variáveis devem ser levados em consideração, como distância, cubagem, combustível, pedágio, pagamento a motoristas, etc.

Também, é aconselhável que se aplique ao cálculo do frete alguns valores fixos, como depreciação do veículo e desgaste de pneus, por exemplo.

Embora esses cálculos possam ser configurados em planilhas, este processo pode se tornar muito arriscado devido ao uso de fórmulas complexas, e também pelo fator humano, que está sujeito a falhas.

Diante disso, o sistema TMS traz a possibilidade de fazer cálculos de frete de forma automática, por intermédio de tabelas de frete, parametrizando diversos fatores para se chegar ao valor correto a ser cobrado.

Ainda, existe a possibilidade de vincular às diferentes tabelas de frete alguns indicadores, que fazem com que o sistema identifique qual forma de cálculo deve ser aplicada para cada cliente, ou ainda para rotas ou tipos específicos de transporte.

Acerto com motoristas

Realizar o pagamento aos motoristas envolve vários elementos, que afetam diretamente o valor final a ser acertado com o condutor, por todas as viagens realizadas em cada período.

Alguns exemplos destes elementos são: estadias, alimentação, adiantamentos, devoluções, além é claro, dos próprios serviços prestados.

Estes são fatores de suma importância para se chegar ao valor correto a ser acertado com o motorista, portanto, a forma mais eficiente e confiável de executar esta ação é centralizar essas informações em um único software, ao invés de informar em diferentes planilhas, o que torna o processo passível de erros.

Além disso, um software especializado realiza um compilado dos adiantamentos, despesas e devoluções e aplica ao acerto de forma automática.

Manutenções

A princípio é essencial para manter o bom funcionamento dos veículos que compõem a frota, as manutenções preventivas, corretivas e periódicas são tarefas que necessitam de atenção e cuidado para não comprometer o bom funcionamento dos veículos, que por consequência afetam as operações da empresa.

Um TMS permite também visualizar de forma mais ampla os custos com a frota, para acompanhar a rentabilidade da mesma, trazendo dados importantes para o negócio.

Emissão de Documentos Fiscais

Como toda operação de transporte deve ser registrada para fins de fiscalização e também para efetivar a contribuição dos impostos, um sistema TMS precisa oferecer a possibilidade de documentos fiscais eletrônicos, como o CT-e e MDF-e.

Operações que acabam sendo impossibilitadas ao contar com o apoio somente de planilhas.

Operações integradas

Um sistema TMS permite a integração entre as operações internas, fazendo com que haja um reaproveitamento de informações já lançadas, evitando retrabalho, e possibilitando que acertos, manutenções, fretes e documentos fiscais sejam vinculados ao financeiro. 

Uma ferramenta TMS adequada é capaz de gerenciar e organizar grandes fluxos de informações, e oferecem mais garantias no que diz respeito à segurança destes dados.

Integração entre outras plataformas

Uma das grandes vantagens desta solução, é a possibilidade de integração entre diferentes plataformas, usadas por exemplo no envio e recebimento de arquivos EDIs, e também para outras funções, como anúncio de cargas, serviço oferecido pela TruckPad.

Em suma, com esta integração, o anúncio de carga pode ser gerado diretamente do sistema TMS, e enviado para o marketplace de forma rápida, com o máximo reaproveitamento de informações.

Como escolher e contratar um sistema TMS?

Antes de contratar o seu sistema TMS, uma pesquisa minuciosa deve ser feita. O gestor deve observar qual ferramenta irá atender as suas necessidades, oferecendo o maior número de funcionalidades nativas, por um custo de manutenção acessível.

O gestor também precisa contar com um plano de implantação dedicado para o seu negócio, que auxilie nas principais dores da empresa, trazendo soluções de formas simples e descomplicadas.

Também, deve se levar em consideração as empresas que atuam há mais tempo no mercado, e que atendem grandes quantidades de clientes. Este é um fator importante, que gera mais confiança para quem está contratando.

Além destes quesitos, é preciso estar atento ao suporte que será prestado para a empresa após o período de implantação. Diante das constantes alterações e normas por parte do Fisco, as empresas precisam ser constantemente atualizadas para manter seus negócios ativos.  Este, é um fator essencial e determinante para escolher a ferramenta ideal.

Após estudo meticuloso sobre o melhor sistema TMS, é hora de firmar acordo e alavancar seus negócios, contando com uma solução confiável e eficiente.

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